Banyak perusahaan mulai sadar bahwa urusan HR makin kompleks dari tahun ke tahun. HR bukan hanya sibuk mengurus rekrutmen, tetapi juga pencatatan kehadiran, penggajian, kepatuhan aturan kerja, onboarding, hingga pelatihan karyawan. Saat semuanya dikerjakan manual, waktu habis untuk pekerjaan administratif dan risiko salah input makin tinggi. Di titik inilah software HRIS menjawab masalah yang dialami banyak praktisi HR dan pemilik bisnis.
HRIS membuat pengelolaan SDM jadi lebih efisien karena semua informasi karyawan tersimpan dalam satu sistem terpusat dan banyak proses otomatis. HR bisa fokus ke hal strategis seperti peningkatan employee experience dan budaya kerja yang sehat.
Fungsi Utama HRIS yang Paling Dicari Perusahaan
Software HRIS punya lima fungsi inti yang sering menjadi pertimbangan utama saat perusahaan memutuskan untuk menggunakannya.
1. Pengelolaan data karyawan
Semua informasi penting seperti jabatan, tanggal bergabung, gaji, departemen, dokumen SOP, tanda tangan elektronik, hingga struktur organisasi tersimpan rapi dan mudah diakses.
2. Mencatat kehadiran karyawan
Karyawan bisa mencatat waktu masuk dan pulang langsung dari sistem, mengajukan cuti, dan melihat saldo cuti. Sistem tertentu juga mendukung penjadwalan dan perencanaan tenaga kerja.
3. Penggajian
HRIS dapat menghitung payroll berdasarkan data kehadiran, gaji, benefit, dan kewajiban pajak sesuai lokasi kerja karyawan. Slip gaji digital dan dokumen pajak dapat diakses langsung oleh karyawan.
4. Rekrutmen dan onboarding
HRIS sering dilengkapi ATS untuk memposting lowongan, mengatur pelamar, dan memantau proses seleksi. Onboarding berjalan lebih mulus karena data seperti dokumen dan informasi setoran langsung dikumpulkan lewat sistem.
5. Tinjauan kinerja, survei, dan pelatihan
HRIS membantu proses penilaian kerja, pengiriman survei tingkat kepuasan karyawan, dan pengelolaan modul pelatihan untuk peningkatan skill.
Manfaat yang Langsung Terasa Saat Perusahaan Menggunakan HRIS
Perusahaan yang sudah memakai HRIS biasanya merasakan beberapa manfaat signifikan.
Kepatuhan yang lebih terjaga
Sistem mempermudah pencatatan sehingga SOP dan aturan ketenagakerjaan lebih mudah dipatuhi.
Mengurangi kesalahan administratif
Risiko salah input menurun drastis karena penghitungan data dan payroll dilakukan otomatis.
Meningkatkan pengalaman karyawan
Karyawan bisa mengurus cuti, onboarding, serta akses slip gaji lewat ponsel sehingga mereka merasa sistem kerja lebih modern dan suportif.
Menghemat waktu tim HR
Tugas administratif tidak lagi memakan waktu sehingga HR dapat fokus pada pengembangan budaya kerja, retensi, dan strategi talenta.
Tips Memilih Software HRIS yang Tepat untuk Perusahaan
Memilih HRIS tidak bisa asal. Berikut langkah yang membantu tim HR mengambil keputusan dengan lebih terarah.
- Buat rencana proyek dan libatkan semua stakeholder sejak awal
- Susun daftar kebutuhan berdasarkan modul dan hasil yang ingin dicapai
- Lakukan shortlist vendor dengan fitur dan harga paling sesuai
- Evaluasi setiap vendor secara menyeluruh sebelum menentukan pilihan
- Buat business case untuk meyakinkan stakeholder agar proses implementasi berjalan mulus
Kesimpulan
HRIS sudah menjadi kebutuhan di banyak perusahaan karena kebutuhan SDM yang makin kompleks dan dinamis. Sistem ini membantu HR bekerja lebih efisien lewat pencatatan data karyawan, kehadiran, payroll, rekrutmen, onboarding, hingga pengembangan dan penilaian kinerja. Selain mengurangi kesalahan administratif, HRIS meningkatkan pengalaman karyawan dan memungkinkan tim HR beralih ke peran yang lebih strategis.
Jika HR ingin mengurangi beban administrasi dan meningkatkan kinerja SDM, HRIS adalah solusi yang paling realistis untuk dipertimbangkan sekarang.
